Evenementen
Het organiseren van evenementen kost veel tijd en energie. Er zijn veel zaken waar je rekening mee moet houden. Zorg ervoor dat je overzicht houdt en tegelijk aandacht geeft aan details. Maar wanneer je een goed evenement organiseert krijg je er ook veel voor terug. Enthousiaste klanten of bezoekers, positieve publiciteit en tevreden personeel kunnen redenen zijn om evenementen te organiseren. Voordat je met de organisatie begint zijn er een aantal zaken waar je rekening mee moet houden. Dit geldt ook tijdens en na het evenement.
Het doel en de doelgroep
Voordat je begint met evenementen organiseren moet je van te voren goed nadenken over het doel van het evenement. Het lijkt wellicht voor de hand liggend, maar het is van belang om hierbij stil te staan. Wat wil je precies bereiken? Een ander belangrijk punt is de doelgroep. Voor wie wordt het evenement georganiseerd? Dit bepaald namelijk de locatie, decoratie en versiering, muziek, uitnodiging, hapjes, drankjes en nog meer belangrijke zaken van het evenement.
Organiseer en communiceer
Evenementen organiseren draait om communicatie. Je moet namelijk contact houden met je gasten, eventuele sprekers en artiesten, maar vergeet ook de gemeente, sponsoren en pers niet. Wellicht zijn er ook nog vrijwilligers die hebben meegeholpen. Duidelijke communicatie is cruciaal bij het organiseren van evenementen. Het is daarom geen overbodige luxe om een communicatieplan op te stellen voor het evenement.
Het budget voor het organiseren van evenementen
Het is belangrijk dat je voor het organiseren van evenementen een begroting opstelt. Het is handig om offertes op te vragen van catering, drukwerk en huur van materialen en personeel. Deze offertes heb je vaak nodig bij het aanvragen van financiële tegemoetkomingen bij sponsoren en fondsen.
Opstellen van het programma
Zorg ervoor dat je het programma op tijd en nauwkeurig samenstelt. Er zijn namelijk zoveel zaken waar je rekening mee moet houden bij evenementen organiseren. Denk aan optredens, sprekers, activiteiten, de locatie, voorzieningen, entertainment en catering. Het is ook niet geheel onbelangrijk om na te denken over hoe het wordt vastgelegd. Verder zijn de parkeermogelijkheden, badges, vergunningen, verzekeringen, EHBO-ers, uitnodigingen en publiciteit ook zéér belangrijk. Je redt het simpel weg niet als je zaken uitstelt tot last minute.
Maak gebruik van een draaiboek! Het is onmogelijke om alle zaken omtrent het evenement te onthouden.
Terugkijken op het evenement
Zodra het evenement achter de rug is, is het tijd voor de evaluatie. Wat ging goed en wat zou je de volgende keer anders doen? Kijk kritisch naar alle onderdelen van het draaiboek. Je kan het draaiboek ook gelijk aanpassen met de bevindingen. Dit geeft alleen maar gemak bij het organiseren van volgende evenementen.
Time to celebrate
Na het evalueren is het tijd om de successen te vieren. Zonder je teamleden en vrijwilligers was het namelijk niet mogelijk geweest. Bedank ze met een hapje en drankje of een attentie. Hun inzet tijdens het organiseren van evenementen is namelijk de grootste succesfactor.